業務管理システムって必要ですか？ 仕事をしていると、こんな質問を多く頂戴します。
特に小規模企業では、システムは高いしメリットを出しにくいと考えている方も多いでしょう。
しかし、業務管理システムを使わないと仮定すると・・・。
見積書や請求書をどうやって出しますか？
今日出荷するべき商品は、何を見て判断しますか？
返品などの受注取消があった場合も正しく管理できますか？
納税などの決算書や申告書はどうやって準備しますか？
なくてはならない書類が存在しない、過去のデータがわからない、こんな状況が発生してからでは遅いんですね。
会社としての信頼性を保つためにも業務管理システムの利用は必要です。最近では料金のかなり安いものがたくさんありますので、参考までにご紹介します。
業務管理システムの種類
代表的な業務管理システムは、その用途に応じて、以下のようなものがあります。
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業務種類 |
説明 |
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会計管理システム |
財務諸表を作るための日々の会計帳簿に取引を記録する。複式簿記の知識が必要。 |
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税務申告用システム |
税務申告用の書類を作成する。会計データが必要。会計管理システムと一体化している場合が多い。 |
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販売管理システム |
受注・出荷・請求までの一連の販売活動を管理する。 |
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SFA（セールスフォースオートメーション） |
受注前の営業活動を中心に管理する。受注確定すると販売管理システムの分野となる。 |
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CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント） |
顧客管理を行う。顧客ごとのランキングや顧客情報を広く保有する。 |
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購買管理システム |
仕入購買や外注依頼の実績を記録する。 |
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MRP（資材所要量計画） |
部品構成表などとセットに、生産に必要な部品の種類や個数を自動算出し、自動発注などを行う。 |
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生産管理システム |
工場内で生産するモノの、品質・コスト・納期を管理する。 |
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人事管理システム |
従業員情報を管理する。給与計算・社会保険関連の計算などが可能。 |
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SCM（サプライチェーンマネジメント） |
仕入先や販売先などの企業間の在庫必要数などの情報共有が可能。 |
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ERP（基幹業務管理システム） |
会計や販売・購買・生産など基幹業務すべてを一元管理する。 |
どの業務管理システムを使うべきか！？
ではこのようにたくさんある業務系システムの中で何を使うべきなのでしょう。
結論から言いますと、上記リスト一番下の「ERP（基幹業務管理システム）」です。
理由は、その上に並んでいるすべての業務範囲を網羅しており、一元管理できるからです。１つですべてを実現しているのです。
つまりは、「ERP（基幹業務管理システム）」を導入すれば、会社全体の全体最適を実現できるということです。
見積登録されたデータを元に、今後の受注金額を把握したり、販売動向を見ながら仕入をすることもできます。すべてのデータは会計につながるので、複式簿記の知識を使いながら会計ソフトを入力する必要もありません。
クラウドとオンプレミス
「クラウド」という言葉が世間に広く行きわたっています。クラウドは、クラウドコンピューティングのことで、インターネットを利用したサービス全般を指します。
一方で、オンプレミスとは、自社内にサーバ環境を構築してそこにシステムをインストールして利用するというもので、昔から中堅・大企業を中心に活用されてきました。
クラウドのメリットは、コストが安いという点。オンプレミスのメリットは、柔軟なカスタマイズが可能という点です。
ただし現代では、クラウドでも柔軟な設定変更や拡張開発などが可能な環境も用意されているため、圧倒的にクラウドがオススメです。
オススメするシステム
今までの話をまとめると、導入すべきは、クラウドを利用したERP（基幹業務管理システム）である、という結論になります。
一般的なERPソフトは、数千万円から数億円というとても手が出せる価格ではありませんでした。しかし、クラウドの出現によって、ERPが月額数万円から数十万円くらいで利用できるようになっています。費用対効果は間違いなく高いですので、すぐに検討した方がよいでしょう。
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